Les meilleures pratiques : Pourquoi votre flotte a besoin d’une politique de flotte clairement communiquée

Disposer d’une politique claire, concise et bien communiquée en matière de flotte est – sans aucun doute – une bonne pratique lorsqu’il s’agit de la gestion de la flotte. Les politiques en matière de parc automobile peuvent aider à définir clairement l’objectif des véhicules fournis par l’entreprise, les responsabilités des employés en ce qui concerne l’exploitation et la manipulation du véhicule, et les conséquences en cas de non-respect. L’équipe chargée du parc automobile doit toutefois surveiller et faire respecter la politique pour qu’elle soit efficace. Et, sans le soutien des hauts responsables, aucune politique ne produira l’effet souhaité, et la responsabilité en matière de conformité sera sérieusement affectée.

Chaque entreprise doit tenir compte des circonstances particulières ou uniques susceptibles d’affecter l’élaboration de la politique de sa flotte et adapter son approche en conséquence ; mais il existe certaines bonnes pratiques que toutes les flottes devraient prendre en considération lorsqu’elles s’efforcent d’adopter et d’appliquer une politique globale en matière de flotte :

Création et communication de la politique

  • La politique doit indiquer clairement qui peut et ne peut pas conduire le véhicule (par exemple, uniquement l’employé, l’employé et son conjoint/autre personne importante, etc).
  • Au minimum, les conducteurs doivent présenter une fois par an un accusé de réception et de compréhension de la politique de flotte de l’entreprise.
  • L’équipe chargée du parc automobile doit utiliser un format standard pour communiquer les informations relatives à la politique aux conducteurs (par exemple, un site web destiné aux conducteurs).
  • Une équipe complète devrait revoir et mettre à jour la politique des conducteurs chaque année afin de refléter les changements au sein de l’entreprise. L’équipe doit comprendre les ressources humaines, la gestion des risques, la gestion du parc automobile, la direction générale et toute autre partie prenante clé.
  • La politique doit indiquer clairement les responsabilités professionnelles et les qualifications des conducteurs pour la délivrance des véhicules de l’entreprise.

Utilisation personnelle

  • La politique doit clairement délimiter l’utilisation des véhicules à des fins professionnelles et personnelles.
  • Le kilométrage professionnel et personnel devrait être suivi par le biais d’un journal quotidien afin de déterminer le pourcentage de kilométrage personnel pour le rapprochement en fin d’année.
  • Des informations décrivant le programme d’indemnités de l’entreprise ou les taux de remboursement pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel doivent également être fournies.
  • Si un conducteur ne se conforme pas aux exigences de déclaration, le résultat devrait être un défaut à 100 % d’utilisation personnelle pour le kilométrage non déclaré.
  • Les entreprises doivent facturer aux conducteurs une redevance mensuelle fixe pour compenser les dépenses de l’entreprise pour l’utilisation personnelle du véhicule par le conducteur.

Consommation de drogues et d’alcool

  • La discrétion des entreprises doit dicter toute politique de test de substances en dehors des paramètres appliqués par le ministère américain des transports (DOT) et le ministère canadien des transports (MTO).
  • La politique doit conseiller aux conducteurs de respecter tous les avertissements prescriptifs/médicamenteux.
  • Une condamnation pour conduite en état d’ivresse ou pour conduite en état d’ivresse devrait entraîner la perte des privilèges liés au véhicule de l’entreprise et, éventuellement, son retrait.
  • La politique devrait exiger des conducteurs qu’ils informent les Ressources humaines dès qu’une assignation est émise.

Contenu du véhicule

  • La politique devrait énumérer les articles prohibés pour les véhicules d’entreprise, comme les armes à feu.
  • La politique doit attribuer aux employés la responsabilité de sécuriser correctement le contenu de leur véhicule d’entreprise (par exemple les ordinateurs portables, les échantillons et l’équipement).

Remorquage

  • La politique devrait interdire le remorquage récréatif ou non lié au travail avec un véhicule de société.
  • Des instructions de remorquage doivent être fournies aux conducteurs pour tout remorquage lié au travail.

Consommation de carburant

  • Cette politique devrait interdire l’utilisation d’une carte de carburant de parc automobile pour les véhicules personnels.
  • La politique devrait identifier les situations, le cas échéant, où l’utilisation de carburant d’appoint est autorisée
  • La politique doit identifier les articles dont l’achat est autorisé avec une carte de carburant de parc automobile, s’il s’agit d’une carte sans restriction.